DEN ORANGE MAGI LEVER I SAMARBEJDET

Hvert år arbejder 30.000 frivillige sammen om at få Roskilde Festival til at lykkes. Dét samarbejde er magisk. Og efter to års ufrivillig pause kan klar kommunikation, tryghed, selvindsigt og følelsen af mening måske pudse vores samarbejde af igen.

Hvis du er ildsjæl med en lederrolle, går du nok og drømmer om at stå, omgivet af dit team, på den pulserende festivalplads. Om at musikken spiller, solen bager, og om at det summer af liv overalt omkring jer. Men forestil dig så, at dit hold ikke kan samarbejde. De diskuterer, udfordrer hinanden og ignorerer dig. Nogle af dem brokker sig over jeres ansvarsområder, og andre er slet ikke mødt op. Og tilbage står du så, som leder. Du havde sikkert glædet dig til, at du og dit team skulle have det fedt sammen, imens I var med til at få Roskilde-hjulene til at køre rundt. Men det er længe siden, I sidst gjorde det. Så hvordan var det nu lige, man skabte rammerne for et sundt samarbejde på sit team?

Klokkeklar kommunikation

Cecilie Engelhardt Lyng Johansen har skrevet speciale om Roskilde Leadership Lab og er nu facilitator for projektet. Hun fortæller, at det, både i optakten og under afvikling, er vigtigt, at du kommunikerer helt klart til dit team. Fortæl dem hvad der skal ske, hvornår det skal ske, og hvad du forventer af dem. Hvis dit team får utydelig eller mangelfuld information, kan de komme til at mistolke situationen baseret på den snak, de har hørt i krogene. Det er helt naturligt, men det gavner ikke samarbejdet på holdet.

"Det kan godt være, du ikke kender svarene på deres spørgsmål endnu. Men så skal du fortælle dem netop dét. Derefter kan du fortælle dem, hvis du arbejder på sagen, og hvornår du regner med at kunne svare," siger Cecilie Engelhardt Lyng Johansen.

Hun tilføjer, at de formelle rammer også skal kommunikeres helt klart: ”Sæt mødedatoer i kalenderen, fortæl på forhånd hvad møderne skal omhandle, og hvad I skal have opnået, når I går derfra.” Så er der ingen tvivl, og så kan dit team finde ro i, hvad de skal forvente.

Det trygge team trives

Den klare kommunikation har en stor gevinst; den er med til at skabe tryghed. Og trygheden er afgørende for et sundt samarbejde. Manglende tryghed kan bl.a. komme til udtryk ved, at teamet ikke tør foreslå nye idéer eller fortælle, hvis de vi har en dårlig dag. Dette er på ingen måder gavnligt, forklarer Bolette Ulff-Møller, som er fagkoordinator for procestværlaget i RF:

"Vi skal jo være dér, hvor vi føler os trygge og stoler på hinanden. For når man er klar til at udlevere sig selv fagligt og personligt, så har man et godt rum, hvor man virkelig kan skabe noget," siger hun og tilføjer, at der er mange midler til at nå målet.

Man kan f.eks. starte hvert møde med en "check-in". Her kan alle komme til orde, og teamet bliver bevidst om, hvilket humør de andre går ind til mødet med. Teambuilding er som oftest også en god ide, siger Bolette Ulff-Møller. Her er det vigtigt, at du bygger aktiviteten op om en relevant problemstilling og gør det klart, hvad succeskriterierne for aktiviteten er. På den måde kan dit team også se meningen i at bruge tid på aktiviteten. Til sidst anbefaler Bolette Ulff-Møller at skabe et rum med plads til hygge og smalltalk. Det kan være når som helst. Det vigtigste er bare, at det er skemalagt.

Vi skal vide hvorfor

Når dit team er uengagerede, eller endda ikke møder op, kan det være fordi, de ikke kan se meningen med det. Derfor er det også vigtigt, at du gør dit for at skabe en fælles følelse af mening, siger Cecilie Engelhardt Lyng Johansen. Så kan dit team blive bevidst om, hvorfor de overhovedet er med, og hvorfor det er vigtigt, at vi arbejder sammen om at lykkes.

”Man kan evt. tale om baggrunden for festivalen. RF vil jo meget mere end bare at lave en festival. Vi gør en stor forskel for mange mennesker. Og der er faktisk en rød og ret sympatisk tråd igennem alt vores arbejde, som man godt må være stolt af. Det er også ofte derfor, folk kommer igen år efter år.”

Hun understreger dog, at man som leder også skal være åben for, at der kan være mange svar på, hvorfor man er med. Nogle er også med, fordi de gerne vil blive dygtige til en bestemt ting. Og det er helt okay. I kan evt. snakke om frivilligmanifestet, du kan fortælle dit team hvorfor du engagerer dig, og du kan spørge, hvorfor de selv engagerer sig.

Se frivilligmanifestet her

Selvindsigt styrker

Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt at kende sig selv og at identificere, hvor langt éns team er i processen, understreger Cecilie Engelhardt Lyng Johansen. Hvis I er i udviklingsfasen, kan I f.eks. brainstorme og smide nye ideer på bordet, men hvis I er tættere på afviklingen, er der omvendt brug for, at ideerne føres ud i virkeligheden. 

Bolette Ulff-Møller er enig: "Og her kan du f.eks. bruge et årshjul eller et ganttkort" siger hun. "Dem kan man bruge til at skære en stor opgave ud i mindre bidder. Du kan evt. tage et kig på årshjul fra to-tre år siden og bruge dem som udgangspunkt. Men mange ting har ændret sig siden da, så husk at kaste et kritisk blik på dem og tilpasse dem. Det er en rigtig god ide at spørge sig selv; hvor er jeg nu? Hvad er forskelligt fra de tidligere år, hvad er målet, og hvordan når vi dertil?"

Roskilde Festival kan kun blive til virkelighed, fordi 30.000 frivillige hvert år arbejder sammen om det. I sit arbejde i Leadership Lab har Cecilie Engelhardt Lyng Johansen talt med mange frivillige om følelsen af at være en lille del af en enorm organisme – én møtrik i en kæmpe maskine: ”Og jeg tror, at det er på grund af den følelse, vi laver Roskilde Festival. Følelsen af at vi sammen får det umulige til at gå op – og at vi har det fedt imens vi gør det. Og det er jo dér, i det gode samarbejde, at magien virkelig lever.”