HVORDAN SKABER MAN EN FESTIVALBY? MAN PLANLÆGGER HELE ÅRET RUNDT

Undrer du dig over, hvordan et almindeligt græsareal kan forvandles til en levende festivalby i løbet af få uger? Svaret er, at det kræver timevis af planlægning og koordinering hele året rundt – også i de kolde vintermåneder. Vi tager dig gennem processen bag at skabe festivalens fysiske rammer.

Selvom næste sommer og Roskilde Festival ’23 smager af noget, der ligger langt ude i fremtiden, så er vi en organisation i konstant bevægelse. I divisionen Byplan og Logistik arbejdes der lige nu på højtryk på at planlægge næste års festival – og sågar også den i 2024.

Louise Heebøll, som er Teamchef for ”Plan og Proces” i division Byplan & Logistik, forklarer, at processen bag at planlægge festivalbyen kan inddeles i fire faser, som løber over to år. Det betyder, at vi altid starter planlægningen af en given festival to år inden, den løber af stablen.

I fase 1 og 2 arbejder vi med festivalen efter den kommende festival. Lige nu er det festivalen i 2024. I fase 3 og 4 arbejder vi med den kommende festival – som aktuelt er RF23.

Fase 1 handler om at fastlægge visionerne og de overordnede retningslinjer. Det vil sige: hvad er det for en festival, vi vil bygge i fremtiden? Og hvad er det for nogle udfordringer eller muligheder, der dukker op igen og igen, men som vi ikke får grebet?

I fase 2 konkretiserer vi vores visioner og idéer, og gør dem til reelle projekter. I fase 2 får vi mulighed for at teste vores projekter af på den kommende festival – en form for prototype, for derefter at vurdere, om projektet giver mening at inkorporere på festivalen efter den kommende festival. I slutningen af fase 2 er planlægningen af festivalen klar.

I fase 3 bliver vi konkrete med, hvad vi gør på den kommende festival. Det er f.eks. her, vi aftaler hvilke scener eller områder, der skal flyttes rundt – eller hvor indgangene skal være osv.

Den sidste fase er fase 4, som dækker over eksekveringen. I fase 4 får vi færdigdesignet alt byggeri og de fysiske rammer for festivalen, så den er klar til at modtage festivaldeltagere.

Cirkulære løsninger står øverst på dagsordenen

Nu skal du holde tungen lige i munden: For når vi planlægger Roskilde Festival, arbejder vi altid i to faser på samme tid:

”Lige nu arbejder vi i fase 1 og 3 på samme tid. Vores overordnede vision i nuværende fase 1 har bl.a. fokus på cirkulære løsninger. Vi vil gerne være 100% cirkulære på festivalen i 2024, og på den kommende festival i 2023 skal vi teste så meget af, som vi kan. I vores fase 3-arbejde frem mod den kommende festival er vi i gang med at konkretisere ude i områderne – hvordan de skal se ud og planlægges,” fortæller Louise Heebøll.

Især den cirkulære dagsorden fylder meget i planlægningen. Vi vil gerne sørge for, at så mange materialer som muligt kan genbruges eller genanvendes:

”Vi er så stor en organisation, at vi kan og skal skubbe på den grønne omstilling. Vores netværk er kæmpe, og når vi tager et skridt ned ad den cirkulære sti, kan vi inspirere og rykke enormt meget på den grønne omstilling. Det er virkelig noget, der motiverer mig at vide”, fortæller Louise Heebøll og fortsætter:

”Vi arbejder f.eks. allerede sammen med tre virksomheder, der er en del af Det Cirkulære Laboratorium – og andre iværksættere også. To virksomheder, der har et cirkulært byggesystem, og en virksomhed, der bruger telt-materiale til at lave tøj ud af.”

Læs om Det Cirkulære Laboratorium

Et større puslespil

I løbet af et år afholder Byplan og Logistik tre områdeplanmøder, hvor de på tværs koordinerer, hvad der konkret skal gøres på festivalpladsen.

Men selvom planlægningen sker meget systematisk gennem de fire faser, betyder det ikke, at processen er uden udfordringer. Som du også kan læse i vores Byplanstrategi, kommer vi til festivalen 2023 til at flytte flere aktiviteter mod den vestlige del af Indre Plads, så der skabes et bedre flow og en bedre balance. Ifølge Jørgen Kristensen, som er frivillig Områdechef for Indre Plads, giver det os lige nu nogle udfordringer:

”Det er generelt sådan, at når vi flytter rundt på én aktivitet, afføder det fysiske udfordringer, da man ikke kan flytte en aktivitet uden også at flytte en anden, en tredje osv. F.eks. arbejder vi lige nu på at flytte Volunteers’ Village fra den østlige ende af Indre Plads til den vestlige. Det skaber problemer ift. en eksisterende kørevej ind til pladsen, som vi bliver nødt til at finde aflastning til via andre køreveje, som må tages i anvendelse i stedet.”

Louise Heebøll fortæller også, at infrastrukturen kan være udfordrende under planlægningen af festivalbyen:

”Vi har en masse kreative idéer, som vi gerne vil føre ud i livet, men vi må erkende, at infrastrukturen hurtigt kan skabe et benspænd for udfoldelsen af vores projekter. Det koster os mange ressourcer at komme på spontane løsninger, når festivalen står lige for døren.”

Derfor har vi et igangværende projekt, der skal gøre os bedre i stand til at planlægge indretningen af festivalen med afsæt i den eksisterende infrastruktur.

Fra strategi til konkrete planer

I de kommende måneder vil flere brikker i puslespillet falde på plads. Og i starten af det nye år vil vi kunne præsentere en byplan for RF23 med de konkrete planer for festivalbyen. Indtil da kan du dykke ned i de overordnede planer for festivalbyen i Byplanstrategien.

Se planerne for RF23 i vores Byplanstrategi

Skrevet af Sophia Lagoni, frivillig i Roskilde Festivals mediehus